Das Alfred-Wegener-Institut Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung ist eine von der Bundesrepublik Deutschland, der Freien Hansestadt Bremen und den Ländern Brandenburg, Schleswig-Holstein und Niedersachsen getragene Forschungseinrichtung mit rund 1.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. In einem breiten multidisziplinären Ansatz betreiben wir Polar- und Meeresforschung und leisten dabei im Verbund mit zahlreichen universitären und außeruniversitären Forschungseinrichtungen einen wichtigen Beitrag zur globalen Umwelt-, Erdsystem- und Paläoklimaforschung.

Office Manager/in (m/w/d) mit Anteil Sachbearbeitung in der Projektkoordination

Hintergrund
Für die Mitarbeit in den Sektionen Dynamik des Paläoklimas und Klimadynamik sowie in den Sektionen angegliederten Projekten suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Office Manager/in (m/w/d) mit Anteil Sachbearbeitung in der Projektkoordination.

• Selbstständige und eigenverantwortliche Planung, Durchführung und Nachbearbeitung von Projekt-, Koordinations- und Verwaltungsaufgaben zumeist in der Arbeitssprache der Sektionen
• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten für die Sektionen und die Sektionsleitungen
• Bereichsbezogenes Personalmanagement und -controlling
• Budgetplanung
• Reiseplanung
• Projektkoordination
• Öffentlichkeitsarbeit
• Planung, Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Tagungen und größeren Sitzungen (u.a. Klausurtagungen, internationale Fachtreffen)
• Mitgestaltungen von Veröffentlichungen und Medien
• Lektorat

• Kaufmännische Ausbildung, z.B. als Verwaltungsfachkraft (m/w/d), oder gleichwertige Qualifikation
• Erfahrung in der Projektkoordination und im Projektcontrolling
• Sehr gute Kenntnisse im Bereich Finanzen
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (Office; Webgestaltung, SAP von Vorteil)
• Kenntnisse im Bereich Informationssysteme (u.a. Workflow- und Dokumenten-Management Systeme)
• Englisch (Wort und Schrift, mindestens B2-Niveau)

• exzellente Forschung
• Zusammenarbeit und Kooperation - institutsintern, national und international, interdisziplinär
• Chancen, sich zu entwickeln – auf der eigenen Stelle und auf andere Stellen hin
• ein internationales Umfeld – alltägliche Kontakte zu Menschen aus aller Welt
• flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zu mobilem Arbeiten im Umfang bis zu 50% der regulären Arbeitszeit
• betriebliche Gesundheitsförderung und Firmenfitness mit Qualitrain
• Unterstützungsangebote und eine gelebte Kultur der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Jobticket